• 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy dokument jest regulaminem „XII Łódzkiego Weekendu Gastroenterologicznego”, który odbywa się w terminie 14-15.10.2022 r. zwanego w dalszej części dokumentu Konferencją. Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Organizator: Exactus sp. j. z siedzibą w Łodzi, 90-418, al. Kościuszki 17, NIP: 7250014679, KRS 0000090731 Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia XX Wydział KRS.

Uczestnik: osoba fizyczna, która dokona zamówienia uczestnictwa w Konferencji poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej Konferencji oraz której zamówienie zostanie opłacone.

Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Konferencji w odpowiedzi na opłacone zgłoszenie.

Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz obowiązują wszystkich Uczestników.

• 2. Udział w XII Łódzkim Weekendzie Gastroenterologicznym

1. Warunkiem udziału w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego on-line dostępnego na stronie internetowej Konferencji.
2. Uczestnik otrzyma potwierdzenie udziału w Konferencji wraz z fakturą drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.
4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie podanego adresu e-mail podmiotom trzecim współpracującym z Organizatorem w ramach Konferencji, które na podstawie odrębnych umów z Organizatorem odpowiedzialne są za przebieg i organizację Konferencji.
5. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
7. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Konferencją.
8. Wszyscy uczestnicy Konferencji proszeni są p noszenie identyfikatora konferencyjnego w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji. Uczestnicy otrzymują identyfikatory w recepcji Konferencji, znajdującej się na terenie hotelu Ambasador Premium, Łódź, czynnej w dniach trwania Konferencji w godzinach 8:00 – 18:00.

• 3. Opłaty

1. Informacja na temat wysokości opłat za udział w Konferencji została zamieszczona na stronie internetowej Konferencji www.gastroweekend.pl.
2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora na fakturze pro-forma, najpóźniej w terminie podanym na fakturze pro-forma.
3. Płatności mogą być dokonywane przelewem na wskazane przez Organizatora konto bankowe lub za pośrednictwem systemu płatności on-line.
4. Rozliczenia transakcji kartą kredytową i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem First Data Polska S.A., gwarantującego całkowite bezpieczeństwo transakcji oraz poufność danych.
5. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na fakturze pro-formie, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy lub zmiany wartości zamówienia zgodnie z tabelą opłat.
6. W przypadku zamówień składanych na miejscu w Recepcji Konferencji płatności należy dokonać w Recepcji Konferencji gotówką lub kartą płatniczą.
7. Organizator, jako potwierdzenie dokonanej wpłaty wystawi fakturę VAT.
8. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot, którego dane zostały podane przez uczestnika w formularzu zamówienia w polu dane do faktury.

• 4. Rezygnacja

1. Rezygnację z udziału w Konferencji można zgłosić wyłącznie drogą mailową, na adres e-mail: info@exactus.pl.
2. Datą anulacji zgłoszenia jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora.
3. Koszy manipulacyjne związane z rezygnacją z uczestnictwa w Kongresie wynoszą 100,00 zł i są potrącane z wniesionej opłaty. Warunkiem zwrotu opłaty (pomniejszonej o koszty manipulacyjne) jest przesłanie rezygnacji z udziału w Kongresie do dnia 12 września 2022 roku. Po tym terminie rezygnacje nie są przyjmowane.
4. Zwrot opłaty następuje na konto bankowe, z którego został dokonany przelew, po otrzymaniu przez Organizatora podpisanej kopii faktury korygującej, w przypadku płatności on-line zwrot następuje na konto bankowe podane przez Uczestnika.
5. Istnieje możliwość przepisania kwoty na innego Uczestnika – wymaga to jednak indywidualnego uzgodnienia oraz pisemnej akceptacji Organizatora.

• 5. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) jest Organizator.
2. Organizator Konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem oraz firmami/instytucjami współpracującymi, zgodnie z § 2 pkt 4.
3. Organizator ma prawo do przetwarzania danych osobowych Uczestników w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług.
4. Dane osobowe Uczestników przechowywane są w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia, zgodnie z przepisami podatkowymi
5. Uczestnik ma w każdej chwili prawo do wglądu do swoich danych osobowych i może zażądać ich usunięcia lub poprawienia. Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, kiedy można z nich skorzystać wynikają z przepisów prawa.
6. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
7. Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są szyfrowane przed transmisją od użytkownika.
8. Komunikacja między komputerem użytkownika a serwerem Organizatora, w czasie zbierania danych osobowych i dokonywania transakcji zakupu, jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL.

• 6. Postanowienia końcowe

1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
2. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania lub przełożenia Konferencji.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Dokonując rejestracji udziału w Konferencji Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjno-reklamowych w związku z foto i/lub wideo rejestracją Konferencji.
5. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
7. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Uczestnicy zostaną niezwłocznie powiadomieni o zmianie Regulaminu drogą mailową na adres e-mail podany podczas rejestracji na Kongres. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie www.gastroweekend.pl
8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.gastroweekend.pl